A vállalkozói világban kiemelt jelentősége van a pénzkezelésnek. Az erre vonatkozó előírások törvényileg vannak szabályozva, de a cégeknek, vállalkozóknak külön-külön is el kell készíteniük a saját pénzkezelési szabályzatukat. 2017 óta kötelező pénztárgépet használniuk többek között a gyógyszertáraknak, a nagykereskedelmi és kiskereskedelmi adóalanyoknak és a vendéglátóhelyeknek, éttermeknek. A pénztárgép működtetéséhez nélkülözhetetlen a készülékkel kompatibilis pénztárgépszalag használata. Mi az a pénztárgépszalag ? Hazánkban a pénztárgépekben kizárólag olyan szalag használható, ami megfelel a 3/2013. (II. 15.) NGM rendeletben meghatározott feltételeknek. A törvény kimondja, hogy csak olyan hőpapírokat lehet alkalmazni, amiknek a hátoldalán szerepelnek az alábbi adatok: - a hőpapírt elsőként forgalomba hozó cég neve, címe - a hőpapír felhasználhatóságának ideje (év, hónap, nap) - az olvashatóság időtartama, feltételei További kritérium, hogy a pénztárgépben kizárólag jól olvasható hőpapír használható, ami legalább 8 éven keresztül megőrzi az olvashatóságát. A pénztárgépszalag előállítása során az alap papírrétegen egy hőérzékeny felület kerül kialakításra. A készülékekben van egy nyomtatófej, ami hőt bocsát ki működés közben. Ennek hatására kerül rá az információ a papírra, a magas hőmérséklet miatt ugyanis a papír elszíneződik. Ezeket a szalagokat kizárólag a velük kompatibilis, NAV által jóváhagyott pénztárgépekben és POS blokknyomtatókban lehet használni. A szalagon napi forgalmat is lehet rögzíteni olyan helyeken, ahol készpénzforgalom történik. Napjainkban egyre több helyen fizetnek bankkártyával vagy különböző utalványokkal, de az azokkal fizetett ellenérték nem szerepelhet a szalagon. Csak és kizárólag azokat az összegeket lehet beütni a gépbe, amiket készpénzzel fizetnek ki a vásárlók. Az olvashatóság megőrzéséről A pénztárgépszalagok olvashatóságára vonatkozó előírásokat komolyan kell venni. A NAV a szalag használatát követő 8 éven belül bármikor bekérheti azt a vállalkozótól ellenőrzés céljából. Ennek csak úgy tud eleget tenni, ha a szalagot gondosan megőrzi, illetve, ha olyan hőpapírt használ, amin az adatok 8 év elteltével is tökéletesen kiolvashatók. Amennyiben a megfelelő minőségű papírt szerzi be, akkor ezt egyáltalán nem lehetetlen teljesíteni. Ugyanakkor van néhány dolog, amit Ön is megtehet annak érdekében, hogy a szalag biztosan megőrizze az olvashatóságát: - nem szabad kitenni közvetlen napfénynek - nem szabad vegyi és alkoholos anyagok között tárolni - óvni kell a nedvességtől és a fokozott hőhatástól - 18- 23 Celsius fok között kell tárolni - tároláshoz az ideális páratartalom 50% + - 8% - irattartók helyett inkább polipropilén dobozokba tárolja - ne tegye ragasztószalagok és az öntapadós fóliák közé - a hőpapír ragasztásához ne használjon alkoholos ragasztókat - a papírokat ne tegye egymásra úgy, hogy a nyomtatott felületük összeér A tárolásra vonatkozó tanácsok maximális betartásával a hőpapírok még akár 8 éven túl is olvashatók maradnak . Pénztárgépszalag vásárlás A pénztárban használható szalagok sokféle kivitelben készülnek. Érdemes kikeresni a készülék műszaki leírását, abban ugyanis feketén-fehéren le van írva, hogy melyik típusú és méretű pénztárgépszalagokkal működik. Ha a leírás nincs kéznél, de van egy tartalékszalag, akkor arról is le tudja olvasni róla a szükséges adatokat. Amennyiben nincsenek rajta a méretre vonatkozó információk, akkor sincs gond, hiszen egyszerűen le lehet mérni a szalag szélességét, illetve átmérőjét. Pénztárgépszalag típusok A kínálat meglehetősen színes képet mutat, főleg, hogy több típus is létezik. Vásárlás előtt érdemes tájékozódni, hogy pontosan miben különböznek egymástól: - Pénztárgépszalag Mint, ahogy azt már említettük, ezek olyan hőpapírok, amik a NAV előírásoknak maximálisan megfelelnek. Ezeket a hivatalos pénztárgépekben és a blokknyomtatókban lehet használni. - Ofszet szalag Az ofszet szalag sima papírszalag, ami nem rendelkezik semmilyen bevonattal. Ahhoz, hogy nyomtatni t udjon rá, festéket kell használnia. 1, illetve 2 példányos kivitelben kapható, a 2 példányos esetében a második önátírós . - Önátírós szalag Az önátírós szalag elszíneződő. Az ofszet változattal ellentétben nincs szükség festékre a nyomtatáshoz. Ez is kapható 1, illetve 2 példányos kivitelben, a 2 példányos esetében mind a kettő önátírós . Néhány fontos NAV előírás Amennyiben tranzakció történik, akkor az értékesítőnek, szolgáltatásnyújtónak számla kiállítási vagy nyugtaadási kötelezettsége van. Ha az egyik megtörténik, a másikra nincs szükség. Azoknak, akik online pénztárgépet használnak, kötelezően pénztárgépnaplót kell vezetniük, ami szigorú számadású dokumentumnak minősül. A pénztárgépnaplóban rögzíteni kell a pénztárgép üzemeltetésével és szervizelésével kapcsolatos információkat. Ha bármilyen probléma merül fel a működésével kapcsolatban, azt haladéktalanul fel kell jegyezni. Egy pénztárgéphez csak egy naplót lehet vezetni. Ha az elveszik, akkor arról jegyzőkönyvet kell készíteni.