Irodai környezetben nap mint nap előfordul, hogy bélyegezni kell. A borítékokat, leveleket, szerződéseket és más hivatalos iratokat is speciális nyomattal kell ellátni, hogy hivatalos dokumentumokká váljanak. A bélyegző lényegében nem más, mint egy olyan eszköz, amivel megkülönböztető jelzést tudunk tenni az iratokra, ezzel garantálva az adatok hitelességét, valódiságát. Többféle típusa is létezik attól függően, hogy milyen kialakítással rendelkezik, illetve milyen nyomatot hagy a papírfelületen. Szöveges irodai bélyegzők Ha jó pár évet visszautaznánk a múltba, akkor szinte csak nyeles bélyegzőkkel találkoznánk. Mint, ahogy a nevük is jelzi, nyéllel rendelkeznek, itt lehet megfogni ezeket. A használatukhoz szükség van egy külön bélyegzőpárnára, abba kell belenyomni ezeket, hogy felvegyék a festéket, majd abból nyomatot készítsenek a papíron. Bár még ma is megtalálhatók a modernebb verzióik a boltokban, az újfajta, különálló bélyegzőpárna nélkül használható változatok elterjedése miatt, sokat veszítettek a népszerűségükből. Azokhoz képest a használatuk meglehetősen körülményes. Manapság már csak akkor kerülnek elő, amikor nagyméretű lenyomatot kell készíteni vagy amikor nem sima felületen kell bélyegezni. Ugyanis az önfestékező, sínes kialakítású típusok csak a teljesen egyenes papírfelületen működnek jól. Már elárultuk, hogy a nyeles változatok mellett léteznek automata önfestékező típusok is. Ami a kialakításukat illeti, ezek is lehetnek nyelesek, de az sem ritka, hogy tégla alakú „házzal” rendelkeznek. Az alapanyagukat tekintve készülhetnek fémből és műanyagból is. A fémből készülő bélyegzők használata általában azoknak javasolt, akik sokat bélyegeznek, ugyanis ezek sokkal időtállóbbak a műanyag társaiknál. Az automata önfestékező típusok a beléjük épített festékpárnából veszik fel a festéket, így ezekhez nincs szükség külön tintapárnára. Amennyiben úgy látja, hogy a papíron hagyott nyomat már nem annyira élénk, mint szeretné, akkor a párnácskát ki lehet venni. Néhány egyszerű mozdulattal a festékszintjét fel tudja tölteni, majd néhány másodperc várakozási idő után visszahelyezheti. Érdekesség, hogy léteznek olyan önfestékező párnák, amik többféle színű lenyomat készítésére adnak lehetőséget. Dátumbélyegzők A hagyományos nyeles vagy automata bélyegzőkkel rendszerint a cég nevét, székhelyét, adószámát, nyilvántartási számát lehet rányomni a dokumentumokra. Természetesen vannak kivételek, például, amikor az ügyintéző neve, beosztása szerepel a bélyegpárnán, de ezeket is a „sima” szöveges irodai típusok közé soroljuk. Amikor az aktuális dátumot szeretné rányomni a papírokra, azt a dátumbélyegzőkkel tudja megtenni. A hagyományos változatokhoz hasonlóan ezeket is fémből vagy műanyagból készítik, nyeles vagy „házas” kialakítással. Alapvető különbség viszont, hogy a szöveglemezt lézergravírozással készítik és kimondottan a dátum lenyomatára tervezik. Ezek úgy működnek, hogy kézzel kiválasztja az évet, hónapot, napot, majd ezt követően bélyegezheti le a papírokat. Így minden nap az aktuális dátum kerül rá az iratokra. Sorszámbélyegzők A dátumbélyegzők speciális változatának tekinthetők a sorszám bélyegzésére alkalmas változatok. Összesen tíz „szalagjuk” van, mindegyik 0-9 számjegyet tartalmaz, illetve a pont, a perjel, a kötőjel és az üres karakter is szerepel rajtuk. A speciális kialakításnak köszönhetően 10 számjegyes kód, sorszám bélyegzésére adnak lehetőséget. Ezek a típusok többféle változatban kaphatók. Vannak például olyanok, amik nem 10, hanem 6, 8 vagy 14 számszalaggal vannak ellátva, illetve a karaktermagasságban és a hozzájuk ajánlott festékpárna tekintetében is lehetnek eltérések. Zseb- vagy hordozható bélyegzők Napjainkban igen keresett típusok a hordozható változatok, a praktikum szempontjából ugyanis sok előnnyel szolgálnak. A kialakításukat tekintve kisebb méretűek, mint a „sima” típusok és önbecsomagoló szerkezettel rendelkeznek. Értelemszerűen erre azért van szükség, hogy a beépített tintapárna ne hagyjon nyomot a táskában vagy a zsebben. A speciális szerkezet lényege, hogy kis méretéből kifolyólag bárhol könnyen elhelyezhető, zárt állapotban pedig nem festékez össze semmit. Amikor használni szeretné, akkor egyszerűen csak szét kell nyitnia és máris készítheti a nyomatokat . Bélyegzőkellékek A bélyegzők használatához szükség van néhány kiegészítő kellékre is. Ilyen például a bélyegzőpárna, ami többféle kivitelben, méretben, illetve színben kapható. Ha nem automata önfestékező típusokat használ, akkor az eszközzel kompatibilis párnácskát külön kell megvásárolnia. A nyeles és az automata típusok esetén is szükség van a bélyegzőfestékekre. Ezek is többféle színben, illetve kiszerelésben állnak rendelkezésre. Előfordulhat, hogy a festékeket hígítani kell, ehhez külön lehet kapni alkoholbázisú oldószer keveréket, amivel elérhető a megfelelő viszkozitás. Végül, de nem utolsó sorban meg kell említenünk a bélyegzőtokokat is, amik lehetőséget adnak a bélyegzők igényes és biztonságos tárolására, szállítására. Van még egy csoport, mégpedig a motivációs bélyegzők. Ezeket előszerettettel veszik a tanárok akik a diákjaikat ösztönzik a még jobb teljesítmény elérésére, valamint dicséretéhez.