Az iroda élet csak akkor lehet problémamentes, ha minden papír a helyén van – a szerződések, a levelek, a nyomtatványok. Nem hagyhatjuk egy kupacban őket, hiszen akkor csak nagy nehézségek árán találnánk meg a szükséges iratokat, dokumentumokat. A hiányzó papírok pedig nagy galibát okozhatnak, és akadályozhatják a munkánkat. A rendszerezés tekintetében szerencsére rengeteg termék áll rendelkezésre - iratrendezők, archiváló dobozok, irattálcák, irattartó bugyik. Az, hogy melyik bizonyul ideális választásnak, mindig attól függ, hogy mennyi iratot szeretnénk tárolni bennük, illetve milyen módon akarjuk megoldani a rendszerezést. A lehetőségek tárháza szinte végtelen, a hagyományos kialakítású iratrendezők mellett ugyanis sok más rendszerező egység is elérhető, melyekkel biztosíthatjuk, hogy a fontos dokumentumok gyorsan és egyszerűen előkereshetők legyenek. Még akkor is, ha az irattár mélyén tároljuk őket az erre kijelölt archiváló dobozokban. Az iratrendezők között a lefűzhető genothermek, a tokos iratrendezők, a függőmappa tárolók és a műanyag, valamint karton gyorsfűzők is elérhetők. Meglehet, hogy az irodában szinte nap, mint nap döntéseket kell hoznunk, amiket aláírással pecsételünk meg. Ilyenkor remek szolgálatot tesz egy strapabíró kivitelben készülő aláírókönyv, ami nem csak praktikus, hanem szép is. Ha vannak olyan irataink, amik szinte minden nap a kezünk ügyébe kerülnek, akkor az íróasztalra helyezett műanyag fiókos és polcos tárolórendszereknek is nagy hasznát vehetjük. Ezek az iratrendező termékek papír kivitelben is kaphatók. 

Mindennek megvan a maga rendje
Elromlik a mosógép, leáll a bojler, kilyukad a nemrég vásárolt cipő, füstölni kezd a laptop – mi a közös ezekben? Szerencsések vagyunk, ha a garancia lejárta előtt következnek be. Ha megvannak a szükséges papírok, akkor nem kell aggódnunk a súlyos kiadások miatt, hiszen kedvezményesen megjavíttathatjuk az elromlott dolgokat.
Ha megvannak a szükséges papírok…
De hogyan találjuk meg ezeket otthon? Merre keressük a garanciával és a vásárlással kapcsolatos nyomtatványokat? Talán a dobozban hagytuk – de akkor hol van a doboz? Vagy félre raktuk a többihez – de hol is tartjuk a papírokat? Az idő telik, a papír valahol kallódik, és a javítás még mindig sürgős lenne.
Egy iratrendező módszerrel azonban jóval hatékonyabbak lehetnénk.
De hogyan alakítsunk ki egy otthoni rendszert?
Tervezés
A legelső lépés, hogy alaposan gondoljuk végig az iratrendezés mikéntjét. Hol van elég helyünk a papírok elhelyezésére? Milyen főbb kategóriákra van szükségünk – pl. számlák, garanciapapírok, levelek, munkahelyi dokumentumok? Milyen „kódrendszert” szeretnénk használni – abc sorrendbe tesszük a kategóriákat, vagy fontosság alapján rendszerezünk?
Ha már megvan fejben az ötlet, akkor vessük papírra az elképzeléseket, hogy a későbbiekben mindig legyen mihez nyúlni, ha elakadnánk.
Előkészítés
Szerezzünk be minden szükséges kelléket az iratrendezéshez. Alaposan gondoljuk végig, hogy a tervek alapján milyen eszközök kellenek, esetleg akarunk-e színkódot használni. Írjuk össze a „beszerzési” listát és szerezzük be az ezen szereplő tételeket.
Kivitelezés
Készítsünk elő minden beszerzett eszközt és lássunk munkához. Lyukasszunk, ragasszunk, rendszerezzünk, kapcsozzunk és pakoljunk – alkossuk meg a saját iratrendszerünket. Ebben hatalmas segítséget nyújtanak majd a különböző kiegészítők, a gyűrűs mappától elkezdve a genothermeken keresztül használhatunk elválasztó lapokat, iratpapucsokat, regisztereket és akár öntapadó zsebeket is.
Használat
Ha elkészültünk a rendszerezéssel, akkor vegyük is használatba. Egy idő elteltével mérlegeljünk, gondoljuk végig, hogy a terveknek megfelelően működik-e a rendszer, és amennyiben szükségesnek látjuk, módosítsunk az előzetes elképzelésen.
A rendszerezett iratokkal tehát minden könnyebb
Gyorsan előkerülnek a garanciapapírok, illetve a szerződés és a baráti levelek is hamar meglesznek. A különböző kiegészítők nélkül azonban hiába találunk ki egy tökéletes rendszert. Az irodai eszközök nélkül az iratrendezés és az archiválás lehetetlen dolog.
De mindezeket nálunk egy helyen megtalálja
Szerezze be tőlünk a kiegészítőket, hiszen honlapunkon mindent megtalál egy helyen. Írja össze, hogy mire van szüksége és szerezze be őket még ma – egyszerűen, néhány kattintással.